コミュニケーション型授業支援サービス「Pholly」は、多くの医療機関における研修制度の中でもご活用いただいています。今回は神奈川県横浜市にある社会福祉法人恩賜財団 済生会横浜市東部病院さまの導入事例をご紹介します。 済生会横浜市東部病院さまは、特定行為に係る看護師の研修制度の指定研修機関として、院内・院外生を受け入れ地域看護師の育成をしています。この特定看護師を育成するための実技を含む研修において、研修生への周知・課題提出や、研修生からの質問・相談ツールとしてPhollyを活用しています。

Pholly導入前に感じていた課題や悩み

お客さまにお伺いした、Pholly導入前に感じていた課題は以下のとおりでした。

• 研修生との連絡がスムーズにいかず、困ることが多かった
• ビジネスメールに不慣れな研修生が多く、「誰からのメールなのか分からない」事態が頻繁に発生していた
• 病院側から送ったメールが研修生側で迷惑メールフォルダに振り分けられ、連絡が届かないこともあった
• 複雑な機能よりも、シンプルで導入コストが抑えられるオンライン教育ツールを求めていた
• 院外の研修生を受け入れているため、場所にとらわれず研修を実施できる環境が必要だった

すでに特定看護師の研修施設として研修を実施されていましたが、運用面でいくつかの課題を抱えておられました。特に、研修生への連絡や周知事項を確実に全員へ届けることが意外と難しく、情報伝達の確実性に悩まれていたとのことです。 それほど研修生の人数は多くないため、大掛かりなシステムは不要であり、コストを抑えて導入できることを重視してPhollyを選ばれました。

Pholly導入で変わったこと

実際にPhollyを導入された結果、得られたメリットや従来とは変わったことをヒアリング結果からまとめました。

①研修生とのコミュニケーションが円滑になった

②定時連絡をPhollyで行うようになり、研修生に日常的にPhollyを確認することを習慣づけた。その結果、教員や事務スタッフの業務が大幅に楽になった

③外部リンクで情報を伝えたい場合も、「お知らせ」にリンクを貼って案内するだけで済むため、手軽で便利になった

④夜中の発熱やコロナ感染、交通遅延などによる欠席・遅刻の連絡もPholly上で一元化され、電話連絡が不要となり、情報の行き違いも防げるようになった

①から④については、いずれも「研修生との連絡」に関する内容でした。それだけ、同病院さまが研修生とのコミュニケーションや情報共有に課題を感じておられたことが伝わってきます。Phollyを導入したことで、これら一連の問題が解消され、担当の方はその効果を高く評価されています。

⑤レポート課題の提出状況が一目瞭然になった
レポート課題の提出管理は、Phollyを導入された多くのお客さまから寄せられていた共通の課題です。同病院さまにおいても、従来は提出状況の把握が煩雑で手間がかかっていたとのことですが、Pholly導入によって、提出状況が一目でわかるようになり、誰が提出しているのか・未提出なのか管理しやすくなったとのことです。

⑥紙でレポートを印刷する必要がなくなり、時間やコストが軽減された
紙で資料やレポート課題などのやり取りをしていると、紙代・印刷代などのコストに加え、重要な書類の管理に要する手間も負担でした。Pholly導入後は、研修に関わる資料やレポート課題のやり取りなどをシステム上で完結できるようになりました。その結果、時間的・金銭的なコストの大幅な削減につながっています。

導入してみて感じた意外なメリット

Phollyを実際に導入してみて感じた「意外なメリット」もお伺いすることができました。ここでは、特に印象的だった4つのメリットをご紹介します。

①課題提出の期限が明確になり、公平性とメリハリを確保
Pholly導入前は、課題をメールで提出してもらっていたため、提出時間が深夜になることもあり、夕方までに提出した研修生との公平性に疑問が残るケースがありました。
Phollyでは課題に提出期限を設定できるため、すべての研修生に正確な締め切りを周知できるようになりました。その結果、公平な運用が実現し、研修生一人ひとりが時間を意識して、より主体的に取り組めるようになりました。

②レポートの書き方を一斉に周知でき、質の向上にもつながった
レポートの書き方について共通の指導が必要な場面では、従来は個別対応が中心でした。Pholly導入後は、お知らせ機能を活用することで、全員に向けた一斉周知が簡単にできるようになりました。こうした情報共有の効率化により、レポートの質的向上にもつながったとのことです。

③個人情報を紙で持ち歩くリスクがなくなり、安全性が向上
紙に印刷したレポート課題などを持ち歩くことは、個人情報を持ち歩くことと同義になるため、取り扱いに不安を感じておられました。Pholly導入後は、資料をすべてデジタル上で管理・閲覧できるようになり、紙の持ち運びが不要になりました。情報セキュリティの観点からも、安心して運用できるようになったとのことです。

④集中できる環境で仕事ができるようになった
提出されたレポートの確認作業は、集中力を要するため、静かな環境、集中できる環境で仕事をしたいと考える教員もいるとのことでした。Phollyは、どこでも利用可能なため、教員それぞれが最も集中できる場所で業務を進められるようになり、働きやすさが向上しました。

今回の事例を通して

済生会横浜市東部病院さまの事例では、特定看護師の研修施設という役割を担う中で、研修をより厳格に、確実かつスムーズに運用することが求められていました。中でも、連絡事項や周知内容を研修生全員に漏れなく伝えることが課題となっていましたが、Phollyの導入によりその課題を解決することができました。

また、これまで紙ベースでやり取りしていた資料や課題などをデジタル化することで、コスト削減や管理業務の効率化を実現しました。加えて、個人情報を紙で持ち歩く必要がなくなり、情報管理の安全性も高まりました。現場からは、こうした変化に対する高い評価と喜びの声をいただくことができました。
本事例が、皆さまの業務改善や課題解決のヒントになれば幸いです。

お客様プロフィール

社会福祉法人恩賜財団
済生会横浜市東部病院
〒230-0012神奈川県横浜市鶴見区下末吉三丁目6番1号
TEL：045-576-3000(代)
URL：https://www.tobu.saiseikai.or.jp/

※ 取材日時 2024年12月24日
※ 本事例中に記載の肩書きや数値、社名、固有名詞および製品名等は、閲覧時に変更されている可能性があることをご了承ください。